Montage-app Merford: van papierwerk naar één omgeving

Het probleem: projectinformatie overal en nergens

Merford (Special Doors & Noise Control) is specialist in maatwerk deuren en geluidsbeheersing. Hun montageteams werken dagelijks op locatie: deuren stellen, installaties afronden, keuringen uitvoeren. Vakwerk, maar de informatievoorziening eromheen liep via een lappendeken van systemen.

Projectdocumenten en tekeningen stonden in mappenstructuren op de server, waar je op de bouwplaats maar moeilijk bij kon. Werkbonnen en formulieren gingen op papier mee en moesten na afloop worden ingeleverd en overgetypt. Certificaten zaten verspreid over mailboxen en mappen. En gewerkte uren schreven monteurs eerst zelf op, waarna iemand ze handmatig in het urensysteem zette. Elk van die systemen werkte op zichzelf prima, maar niemand had een plek waar alles samenkwam.

Het gevolg laat zich raden: dubbel werk, zoekgeraakte formulieren, monteurs die op locatie niet zeker wisten of ze naar de laatste versie van een tekening keken, en projectleiders die pas achteraf overzicht kregen. Niemand deed iets fout: het proces zélf was het probleem. Papier raakt kwijt, mappenstructuren groeien ongemerkt uit tot een doolhof, en een mailbox is nooit bedoeld als archief voor certificaten.

Voor de projectleiding betekende dat vooral: navragen. Waar staat dat formulier, is die keuring al gedaan, kloppen de uren van vorige week? Informatie die er wél was, maar verspreid over papier, mappen en mailboxen, en dus telkens opnieuw bij elkaar gezocht moest worden voordat er een beslissing genomen kon worden. Zolang die informatie niet op één plek samenkwam, bleef overzicht iets dat achteraf gereconstrueerd moest worden in plaats van iets dat er gewoon was.

Merford zocht een partij die dat proces kon vertalen naar één digitale omgeving, gebouwd rond hoe monteurs en projectleiders écht werken. Geen standaardpakket dat half past, maar maatwerk.

Onze oplossing: één app voor de bouwplaats én kantoor

We ontwierpen en bouwden een interne webapp die alles samenbrengt wat een montageteam nodig heeft. Elk project heeft er zijn eigen dossier: documenten, tekeningen, formulieren, certificaten en uren. Altijd actueel, altijd vindbaar, op kantoor én op de bouwplaats. Omdat de app mobielvriendelijk is opgezet, werkt hij net zo prettig op een telefoon op locatie als op een computer op kantoor.

Papieren werkbonnen zijn vervangen door digitale formulieren die monteurs op hun telefoon of tablet invullen, ter plekke. Ingevulde formulieren komen direct in het projectdossier terecht, waar de projectleider ze ziet zodra ze binnen zijn. Certificaten en keuringen hangen aan het project in plaats van aan iemands mailbox. Dit betekent dat informatie niet langer verspreid over papier en digitale systemen staat, maar één vindplaats heeft die voor iedereen hetzelfde is.

De urenregistratie is misschien wel de grootste stille winst: monteurs schrijven hun uren in de app, en die koppelt automatisch met het urensysteem van Merford. Het overtypen van urenbriefjes is daarmee volledig verdwenen uit het proces. Wat eerst twee stappen waren (handschrift op papier en vervolgens overnemen in het systeem) is nu een enkele handeling, uitgevoerd door degene die de uren ook daadwerkelijk heeft gemaakt.

Bij een interne app valt of staat alles met adoptie: als het invullen van een digitaal formulier meer moeite kost dan een papieren werkbon, wint het papier. Daarom is de interface ontworpen rond het werk zelf: schermen volgen de volgorde waarin een monteur zijn dag doorloopt, met zo min mogelijk stappen per handeling en zonder dat er een handleiding nodig is.

Rollen en rechten zijn ingericht op hoe het bedrijf werkt: een monteur ziet zijn eigen projecten en taken, een projectleider het overzicht over alles wat loopt. En omdat zo’n interne app nooit “af” is, bleven we na de livegang in 2023 betrokken: we beheren de omgeving en bouwen door op basis van wat de gebruikers in de praktijk nodig blijken te hebben. Dit is geen eenmalige oplevering, het is een voortdurend partnerschap.

Alles in één omgeving:

• Projectdossiers met documenten en tekeningen
• Digitale formulieren en werkbonnen, in te vullen op locatie
• Certificaten en keuringen, gekoppeld aan het project
• Urenregistratie met automatische koppeling naar het urensysteem
• Rollen en rechten per functie, van monteur tot projectleider