Een AI-assistent op je eigen documenten
Je collega’s plakken offertes en contracten in een gratis chatbot, omdat ze snel een antwoord willen. Wij bouwen een assistent die antwoordt uit jullie eigen documenten, met de bron erbij, en die niemand iets laat zien wat hij niet mag openen.
Waarom een gratis chatbot het verkeerde antwoord is
Een medewerker die een klantcontract in een gratis chatbot plakt, deelt dat contract met een bedrijf waar jullie geen afspraken mee hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg in 2025 tientallen meldingen van datalekken die zo ontstonden, en AI is een van haar drie toezichtprioriteiten voor 2026 tot en met 2028.
Verbieden helpt maar half. De vraag blijft, en de chatbot staat een klik verderop. Beter werkt een assistent die het antwoord sneller geeft dan het zoeken in de gedeelde schijf, binnen afspraken die jullie zelf maken.
Zo werkt hij. Jullie documenten worden in stukken geknipt en in een zoekindex gezet. Bij een vraag zoekt de assistent eerst de stukken die erover gaan, en pas dan schrijft het AI-model een antwoord uit alleen die stukken, met een verwijzing naar het document. Die aanpak heet retrieval-augmented generation: eerst zoeken, dan antwoorden.
Voor wie
En voor wie niet
Voor bedrijven met veel documenten waar collega’s elke dag iets in moeten opzoeken.
Wel.
- Handleidingen, procedures of productinformatie die niemand snel terugvindt.
- Nieuwe collega’s die dezelfde vragen stellen aan wie er al jaren werkt.
- Documenten die niet iedereen mag zien, zoals contracten of personeelszaken.
- Je wilt dat gegevens in de EU blijven, ook bij het AI-model.
Liever niet.
- Een handvol documenten die iedereen mag lezen.
- Een chatbot voor klanten op je website.
- Een assistent die zelf beslissingen neemt.
Wat we bouwen
Een webapplicatie met een zoekvenster, gehost door ons, op de documenten die jullie al hebben.
- Rechten per document
- De assistent filtert op wat de gebruiker mag openen voordat het model iets te zien krijgt, niet erna. Staan de rechten al in Microsoft 365 of Google Drive, dan nemen we ze daaruit over.
- Antwoord met bron
- Elk antwoord verwijst naar het document en de passage. Staat het nergens in, dan zegt de assistent dat, in plaats van iets te verzinnen.
- Documenten waar ze nu staan
- We halen ze op uit de plek die jullie gebruiken, zoals een gedeelde map of een documentbeheersysteem met een API. Wijzigt een document, dan volgt de index.
- Opslag en model in de EU
- De documenten en de zoekindex staan in PostgreSQL op hosting die wij beheren, in de EU. Voor het model kiezen we een route met verwerking in Europa, zoals een API-project bij OpenAI met Europese dataresidentie of Claude via een Europese regio van Amazon Bedrock.
- Persoonsgegevens eruit
- Staan er namen, adressen of klantnummers in de stukken die naar het model gaan, dan kunnen we die vervangen voordat ze vertrekken en terugzetten in het antwoord.
- Logboek
- Wie vroeg wat, welke documenten zijn gebruikt en wat het antwoord was. Handig als een antwoord niet klopt, en als iemand vraagt wat er met de gegevens gebeurt.
Wat kost het
Wat het kost, hangt af van hoeveel bronnen er aangesloten worden en hoe ingewikkeld de rechten zijn. Na één gesprek noemen we een vast bedrag voor de bouw. Het gebruik van het AI-model is een doorlopende kost, die we doorberekenen zoals we hem zelf betalen.
Zo gaat het
Kennismaking
Je vertelt welke documenten het zijn, waar ze staan en wie wat mag zien. Daarna hoor je wat het kost.
Eén map als proef
We beginnen met één verzameling, bijvoorbeeld de handleidingen, en een paar collega’s die er echte vragen aan stellen.
Bijstellen
In het logboek zien we welke vragen geen goed antwoord kregen. Soms ligt het aan de assistent, soms aan een document dat ontbreekt.
Uitbreiden en beheren
Werkt het, dan komen de andere mappen erbij, elk met zijn eigen rechten. Daarna beheren wij de applicatie en de index.
Wanneer je dit niet nodig hebt
Zijn het een paar documenten die iedereen mag lezen, dan is een zakelijk abonnement op ChatGPT of Claude vaak genoeg. Daarin zet je bestanden in een project, en je gegevens vallen onder zakelijke voorwaarden. Kies dan wel een abonnement voor bedrijven, geen gratis account.
Werken jullie al volledig in Microsoft 365 of Google Workspace, kijk dan eerst wat de AI die daar al in zit met jullie eigen bestanden kan. Een eigen assistent loont als de documenten verspreid staan, of als de rechten fijner moeten dan dat pakket toelaat.
Moet de AI niet in documenten zoeken maar in een systeem, zoals je ERP of CRM, dan past je eigen software koppelen aan ChatGPT of Claude beter.
Wordt het model getraind op onze documenten?
Kan een document de assistent misleiden?
Waar staat de sleutel van het AI-model?
Mogen klanten de assistent ook gebruiken?
Van wie is de applicatie?
Vertel ons welke documenten jullie het vaakst zoeken
De kennismaking is gratis. We reageren binnen één werkdag.