Productie­vloer⁠
Interne app⁠
Geen papier⁠

Het probleem⁠

Merford (Special Doors & Noise Control) is specialist in maatwerk deuren en geluidsbeheersing. Hun montageteams werken dagelijks op locatie: deuren stellen, installaties afronden, keuringen uitvoeren. Vakwerk, maar de informatievoorziening eromheen liep via een lappendeken van systemen.

Projectdocumenten en tekeningen stonden in mappen op de server, waar je op de bouwplaats moeilijk bij kon. Werkbonnen gingen op papier mee en moesten na afloop worden overgetypt. Certificaten zaten verspreid over mailboxen. Uren schreven monteurs eerst zelf op, waarna iemand ze handmatig in het urensysteem zette.

Het gevolg laat zich raden: dubbel werk, zoekgeraakte formulieren, en monteurs die niet zeker wisten of ze naar de laatste versie van een tekening keken. Niemand deed iets fout, het proces zelf was het probleem.

Voor de projectleiding betekende dat vooral navragen. Waar staat dat formulier, is die keuring gedaan, kloppen de uren van vorige week? Overzicht moest achteraf worden gereconstrueerd in plaats van dat het er gewoon was.

Merford zocht een partij die dat proces kon vertalen naar één digitale omgeving, gebouwd rond hoe monteurs en projectleiders echt werken. Geen standaardpakket dat half past.

De oplossing⁠

We ontwierpen en bouwden een interne webapp die alles samenbrengt. Elk project heeft er zijn eigen dossier: documenten, tekeningen, formulieren, certificaten en uren. Altijd actueel, op kantoor en op de bouwplaats. De app is mobielvriendelijk, dus hij werkt net zo goed op een telefoon op locatie als op een computer op kantoor.

Papieren werkbonnen zijn vervangen door digitale formulieren die monteurs ter plekke invullen. Een ingevuld formulier staat direct in het projectdossier, waar de projectleider het ziet zodra het binnen is. Certificaten en keuringen hangen aan het project in plaats van aan iemands mailbox.

De urenregistratie is de grootste stille winst. Monteurs schrijven hun uren in de app, en die koppelt automatisch met het urensysteem van Merford. Wat eerst twee handelingen waren, is er nu één, uitgevoerd door degene die de uren ook heeft gemaakt.

Bij een interne app valt of staat alles met adoptie: kost een digitaal formulier meer moeite dan een papieren werkbon, dan wint het papier. Daarom volgen de schermen de volgorde waarin een monteur zijn dag doorloopt, met zo min mogelijk stappen per handeling en zonder handleiding.

Rollen en rechten zijn ingericht op hoe het bedrijf werkt: een monteur ziet zijn eigen projecten, een projectleider het overzicht. Na de livegang in 2023 bleven we betrokken: wij beheren de omgeving en bouwen door op wat gebruikers in de praktijk nodig blijken te hebben.

Alles in één omgeving:

• Projectdossiers met documenten en tekeningen
• Digitale formulieren en werkbonnen, in te vullen op locatie
• Certificaten en keuringen, gekoppeld aan het project
• Urenregistratie met automatische koppeling naar het urensysteem
• Rollen en rechten per functie, van monteur tot projectleider

Het resultaat⁠

De app draait sinds 2023 in productie en is niet meer weg te denken uit de dagelijkse gang van zaken. Tientallen monteurs en projectleiders werken er elke werkdag in, op de bouwplaats en op kantoor.

Het papierwerk en de losse systemen die het proces eerst bij elkaar hielden zijn vervangen door één omgeving. Zoeken, overtypen en nabellen zijn uit het proces verdwenen. Informatie loopt van bouwplaats naar kantoor zonder tussenstops.

Voor projectleiders is het verschil het grootst. Waar overzicht eerst achteraf werd gereconstrueerd, staat het nu live in de app. Een formulier dat op locatie wordt ingevuld, is op kantoor direct compleet en gekoppeld aan het juiste project.

Het sterkste bewijs dat het werkt: de app groeit nog steeds. Wensen uit de praktijk worden doorlopend ingebouwd, en elke iteratie maakt de omgeving een stukje meer van Merford zelf.