Exact Online koppeling laten maken
Een order uit je webshop staat zonder overtypen in Exact. Een artikel dat je in Exact aanpast, klopt daarna ook in je webshop, CRM of app. Wij bouwen die koppeling op de API van Exact en houden hem daarna in de gaten.
Waar het dubbele werk zit
Exact Online is bij veel bedrijven de plek waar de administratie klopt. Het werk zelf gebeurt ergens anders: verkoop in een webshop, klanten in een CRM, projecten in eigen software. Zolang die systemen niet met elkaar praten, zit er iemand tussen die gegevens overneemt.
Meestal gaat dat goed. Soms staat een klant twee keer in Exact, omdat hij in de webshop een ander e-mailadres gebruikte. Of de voorraad in de webshop loopt een dag achter op Exact, en je verkoopt iets wat er niet meer is.
Exact heeft een REST API: een vaste manier waarop andere software gegevens leest en aanmaakt. Verkooporders, verkoopfacturen, relaties, artikelen, voorraadposities en leveringen zitten er allemaal in. Bijna alles wat iemand nu overtypt, kan een koppeling overnemen.
Voor wie
En voor wie niet
Voor bedrijven die in Exact Online werken en daarnaast een webshop, CRM, klantportaal of eigen software hebben.
Wel.
- Iemand neemt elke dag orders of klanten over in Exact.
- Je webshop of app moet artikelen, prijzen of voorraad uit Exact tonen.
- De koppeling uit de app store van Exact mist net de uitzondering die jij hebt.
- Je werkt met meer dan één administratie in Exact.
Liever niet.
- Een bestaande koppeling doet al wat je nodig hebt.
- Je verwerkt een handvol orders per maand.
Wat we bouwen
Eigen code in Laravel, tussen Exact en de systemen die je al hebt. Per gegeven spreken we af welk systeem de baas is.
- Orders en facturen naar Exact
- Een betaalde bestelling of een afgerond project wordt een verkooporder of verkoopfactuur in Exact, met de juiste btw-code, grootboekrekening en relatie.
- Artikelen, prijzen en voorraad uit Exact
- Exact blijft de bron. Je webshop of B2B-webshop toont wat daar staat, ook prijsafspraken per klant als je die in Exact bijhoudt.
- Relaties zonder dubbelingen
- Voor de koppeling een klant aanmaakt, zoekt hij of die al bestaat: op btw-nummer, KvK-nummer of e-mailadres. Zo staat dezelfde klant niet drie keer tussen je debiteuren.
- Status terug naar je klant
- Leveringen en openstaande facturen uit Exact gaan terug naar je app of een klantportaal, zodat je klant niet hoeft te bellen.
- Een overzicht van wat misging
- Per order zie je of hij in Exact staat. Weigert Exact iets, dan staat de reden erbij, en na de correctie verstuur je hem opnieuw met één klik.
- Beheer daarna
- Verandert Exact iets aan zijn API, dan passen wij de koppeling aan.
Binnen de grenzen van Exact
Exact telt hoeveel aanroepen een koppeling doet, per minuut en per dag. Een koppeling die elke vijf minuten alle artikelen opnieuw ophaalt, zit daar snel aan. Daarna weigert Exact alles, ook de order die net binnenkwam.
Daarom vragen we alleen op wat veranderde. Exact heeft aparte sync-endpoints, ingangen die alleen de wijzigingen sinds de vorige keer teruggeven, en geeft voor een deel van de gegevens een seintje bij een wijziging (een webhook). Een order die toch niet door kan, wacht in een wachtrij en gaat later vanzelf.
Wat kost het
Een Exact-koppeling krijgt een vast bedrag, dat je na één gesprek hoort. Het hangt af van hoeveel systemen en gegevens erin moeten, en in welke richting. Het beheer spreken we apart af.
Zo gaat het
Kennismaking
Je vertelt welke systemen met Exact moeten praten en wat er nu met de hand gebeurt. Na dat gesprek ligt er een vaste prijs.
Velden op papier
Per gegeven leggen we vast waar het vandaan komt en waar het heen gaat. Btw-codes en grootboekrekeningen spreken we af met jou of je boekhouder.
Toegang
We registreren de koppeling als app bij Exact. Een collega met de juiste rechten geeft in Exact toestemming.
Proefdraaien
De koppeling toont eerst wat hij met de orders van vorige maand naar Exact zou sturen. Jij legt dat naast wat je boekhouder ervan maakte.
Live en beheer
Klopt de proef, dan zetten we hem aan. Loopt er daarna iets vast, dan zien wij het in het overzicht.
Wanneer je dit niet nodig hebt
In de app store van Exact staan kant-en-klare koppelingen voor veel webshops en pakketten. Doet er een wat jij nodig hebt, neem die dan. Maatwerk loont als je uitzonderingen hebt die zo’n koppeling niet kent, of eigen software die geen standaardkoppeling heeft.
Wil je vragen stellen aan je administratie in Claude of ChatGPT, dan is dat een ander soort koppeling: Exact Online koppelen aan Claude of ChatGPT.
Weet je nog niet welke stappen je wilt automatiseren, begin dan met een procesgesprek op de vloer. We kijken eerst hoe het werk nu loopt.
Kan het ook andersom, van Exact naar mijn webshop?
Wat als Exact even niet bereikbaar is?
Werkt het met meerdere administraties?
Van wie is de code?
Een koppeling die we bouwden
Geen Exact, wel hetzelfde soort werk: een koppeling met de API van een andere partij, met foutafhandeling.
Vertel ons wat er nu in Exact wordt overgetypt
De kennismaking is gratis. We reageren binnen één werkdag.