Excel vervangen door maatwerk software
Een Excel waar je bedrijf op draait, bouwen we om tot een webapplicatie: één versie voor iedereen, controles bij het invoeren en rechten per rol. Je gegevens gaan mee. Vanaf € 5.000, en is Excel genoeg, dan zeggen we dat.
Waar een sheet ophoudt
Excel is uitstekend gereedschap. Het wringt pas als een sheet het systeem van je bedrijf wordt: de prijslijst, de voorraad, de orders of de planning. Dan rekent iedereen in zijn eigen kopie, en is elke kopie een beetje waar.
Je ziet het aan het bestand zelf:
- Bestandsnamen als “orders_def_v4_NIEUW.xlsx”, in vier mailboxen en op de schijf.
- Een formule die stilletjes is overschreven door een getypt getal, waarna een totaal maanden niet klopt.
- Een macro die één collega ooit schreef. Is hij op vakantie, dan wacht de rest.
- De melding dat het bestand vergrendeld is, omdat iemand anders het openheeft.
- Een nieuw tabblad per maand, zodat niemand nog over een heel jaar kan kijken.
Twijfel je of een eigen applicatie bij jou al loont, lees dan eerst Excel eruit, app erin. Hieronder staat wat wij ervoor in de plaats bouwen, hoe de overstap gaat en wat er met je sheets gebeurt.
Voor wie
En voor wie niet
Voor een sheet die meer mensen raakt dan alleen de maker.
Wel.
- Meerdere mensen werken in dezelfde sheet, of in kopieën ervan.
- Er hangt geld aan: prijzen, voorraad, uren of facturen.
- Er zitten formules of macro’s in die maar één persoon kan onderhouden.
- Klanten, monteurs of dealers moeten erin kunnen, maar niet overal.
Liever niet.
- Je rekent of analyseert alleen voor jezelf.
- Het is een overzicht dat je een paar keer per jaar bijwerkt.
- Je werkwijze verandert nog elke paar weken.
Wat er in de plaats komt
Dezelfde gegevens, met de regels die een sheet niet afdwingt.
- Eén database, geen kopieën
- Iedereen werkt tegelijk in dezelfde gegevens. Er valt niets meer te mailen, dus er bestaat ook geen verkeerde versie.
- Controles bij het invoeren
- Een datum is een datum, een artikelnummer moet bestaan, een korting heeft een maximum. Een fout wordt geweigerd voordat hij in een totaal belandt.
- Rechten per rol
- Kantoor past prijzen aan, de werkplaats ziet alleen wat hij nodig heeft. Moeten klanten zelf meekijken, dan wordt het een klantportaal.
- Geschiedenis van elke wijziging
- Wie wat veranderde, en wanneer. Een getal dat niet klopt, vind je in een minuut terug in plaats van in een middag.
- Excel blijft voor het rekenwerk
- Elk overzicht gaat met één klik naar Excel of CSV, voor wie wil draaien en analyseren. Alleen de bron staat voortaan in de applicatie.
- Gekoppeld aan wat je al hebt
- Staan dezelfde klanten of artikelen ook in je boekhouding of ERP, dan halen we ze daar op in plaats van ze over te typen.
Wat kost het
Een webapplicatie begint bij € 5.000 en hangt af van wat er in versie één moet zitten. Kies wat je wilt laten bouwen en je ziet meteen waar de prijs van afhangt.
Webapplicatie: Vanaf € 5.000
- Aantal rollen en schermen
- Koppelingen met ERP, CRM of API’s
- Wat er live moet zijn in versie één
De prijs volgt uit wat de site moet doen. Na één gesprek geven we een concreet bedrag.
Zo gaat de overstap
De sheet lezen
In een gratis kennismaking vertel je wat de sheet doet. Daarna kijken we in het bestand zelf: welke formules rekenen, welke kolommen bij elkaar horen en waar iemand met de hand corrigeert. Dan hoor je de vaste prijs.
Versie één bouwen
We beginnen bij het tabblad dat de meeste fouten of het meeste overtypen kost. Elke week staat er een werkende versie klaar, gevuld met een kopie van jouw gegevens, zodat je herkent wat je ziet.
De gegevens overzetten
Een script leest de sheet in, niemand typt over. Regels die niet door de nieuwe controles komen, krijg je terug als lijst om op te schonen. Zo zie je zwart op wit wat er niet klopte.
Overstappen op een vaste dag
Op een afgesproken dag gaat de sheet op alleen-lezen en wordt de applicatie de bron. De laatste wijzigingen gaan nog mee. Het oude bestand blijft bestaan, als archief.
Wanneer Excel prima is
Rekent één persoon voor zichzelf, dan is Excel het beste gereedschap dat er is. Een begroting, een analyse of een berekening die je één keer maakt, verdient geen eigen software.
Ook een gedeelde sheet kan volstaan. Werken een paar mensen tegelijk in Microsoft 365 of Google Sheets en zit er weinig logica in, scherm dan de kolommen met formules af en wijs één eigenaar aan. Dat is een middag werk, geen project.
En bestaat er een pakket dat precies doet wat je sheet doet, voor de boekhouding of een gewone planning, dan is een abonnement goedkoper. Waar maatwerk wel en niet loont, lees je in waarom kiezen voor een maatwerk webapplicatie.
Wat kost het om een Excel te vervangen?
Wat gebeurt er met onze oude sheets?
Kunnen jullie macro’s lezen die niemand meer snapt?
Kunnen we nog in Excel blijven invoeren?
Hoe beginnen we?
Vertel ons welke sheet het werk doet
De kennismaking is gratis. We reageren binnen één werkdag.