Webshop koppelen aan je boekhouding
Elke bestelling in je webshop is ook een boeking. Met een koppeling staat hij in Exact Online, Moneybird of SnelStart zodra de klant betaalt, met de juiste btw op producten, verzendkosten en kortingen. Wij bouwen hem voor WooCommerce, Shopify en maatwerk webshops.
Waar de cijfers uit elkaar lopen
In de webshop ziet een bestelling er eenvoudig uit: producten, verzendkosten, een korting, een betaling. In de boekhouding wordt het rekenwerk. Je boekhouder moet weten welk deel onder welk btw-tarief valt, waar de transactiekosten heen gaan en waarom het bedrag op de bank niet gelijk is aan de omzet van die dag.
Vijf plekken waar het niet vanzelf klopt:
- Btw op verzendkosten. Die volgt het tarief van de producten. Zit er in één bestelling iets tegen het lage en iets tegen het hoge tarief, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding, zoals de Belastingdienst uitlegt.
- Kortingen. Een kortingscode van € 10 op een bestelling met twee tarieven hoort ook over die tarieven verdeeld te worden. Boekt de koppeling de hele korting tegen één tarief, dan klopt je btw-aangifte niet.
- Retouren. Een klant stuurt één van drie producten terug. Dan hoort er een creditnota voor die ene regel, niet voor de hele bestelling.
- Uitbetalingen. Mollie, Stripe en Shopify Payments betalen niet per bestelling uit, maar in één bedrag voor een reeks bestellingen, min hun kosten en min de terugbetalingen. Zonder koppeling zoekt iemand per uitbetaling uit wat erin zit.
- Valuta en klanten in het buitenland. Verkoop je in ponden of aan consumenten in andere EU-landen, dan moet de koppeling de koers en het juiste btw-tarief meegeven. Wat voor jou geldt, bepaal je met je boekhouder.
Voor wie
En voor wie niet
Voor webshops met zoveel bestellingen dat overtypen of exporteren elke week tijd kost.
Wel.
- Je webshop draait op WooCommerce, Shopify of maatwerk, je boekhouding in Exact Online, Moneybird of SnelStart.
- Je boekhouder corrigeert elk kwartaal de btw op verzendkosten of kortingen.
- De uitbetalingen van je betaalprovider sluiten niet aan op je omzet.
Liever niet.
- Een plug-in voor je webshop doet al wat je boekhouder wil.
- Je boekhouder werkt met één export per maand en dat gaat goed.
Wat we bouwen
Een koppeling in Laravel die elke bestelling omzet naar wat je boekhouding verwacht.
- Een factuur of een dagboeking
- Per bestelling een factuur op naam, of één verzamelboeking per dag voor alle consumentenbestellingen. Welke van de twee, beslis je met je boekhouder.
- Btw per regel
- De koppeling verdeelt verzendkosten en kortingen over de btw-tarieven in de bestelling, zodat je aangifte klopt zonder correctie achteraf.
- Retouren als creditnota
- Een retour of deelterugbetaling in de webshop wordt een creditnota voor precies de regels die terugkwamen.
- Uitbetalingen die aansluiten
- Per uitbetaling boekt de koppeling welke bestellingen erin zitten, met de transactiekosten apart. Wat die kosten per maand zijn, lees je in wat een webshop kost.
- Een lijst met wat bleef hangen
- Bestellingen die de boekhouding weigerde, staan in één overzicht met de reden, en gaan na de correctie alsnog door.
- In een webshop die we zelf bouwen
- Bouwen wij je webshop, dan zit de koppeling er vanaf de eerste dag in.
Per pakket een eigen route
Aan de kant van de webshop lijkt het werk op elkaar. WooCommerce en Shopify geven allebei een seintje bij een nieuwe of betaalde bestelling (een webhook), en in een maatwerk webshop zit dat moment in onze eigen code. Aan de kant van de boekhouding verschilt het per pakket.
In Exact Online moeten je btw-tarieven en artikelen vertaald worden naar wat Exact kent; meer daarover bij een Exact Online koppeling. Moneybird kan de factuur zelf maken of hem van je webshop aannemen, zie de Moneybird koppeling. SnelStart geeft voor zijn B2B API eerst een ontwikkelsleutel. Na een certificering van ongeveer twaalf dagen volgt een permanente sleutel, dus die tijd telt mee in de planning.
Een B2B-webshop met klantprijzen en inloggen per klant vraagt meer van de koppeling. Dat staat bij B2B-webshop laten maken.
Wat kost het
Je hoort het vaste bedrag na één gesprek. Het hangt af van het pakket, het aantal betaalproviders en de uitzonderingen in je webshop, zoals meerdere valuta of verkoop in andere EU-landen.
Zo gaat het
Kennismaking, met je boekhouder erbij
We nemen een paar echte bestellingen door: een gewone, een met korting, een retour. Daarna noemen we de prijs.
Toegang
Je geeft de koppeling toegang tot je webshop en je boekhoudpakket. Bij SnelStart vragen wij daarnaast de sleutels voor de B2B API aan.
Een maand terugrekenen
We sturen de bestellingen van een afgesloten maand door de koppeling, zonder te boeken, en vergelijken de btw-totalen met wat er voor die maand geboekt is.
Live en beheer
Elke nieuwe bestelling gaat vanzelf door. Verandert je webshop of je pakket, dan passen wij de koppeling aan.
Wanneer je dit niet nodig hebt
Voor WooCommerce en Shopify bestaan kant-en-klare koppelingen met de bekende boekhoudpakketten. Verkoop je in één land, met één betaalprovider en zonder gemengde btw-tarieven, dan doet zo’n plug-in vaak wat nodig is. Laat je boekhouder er een maand mee werken voor je iets laat bouwen.
Maatwerk loont als de plug-in je btw niet goed verdeelt, als de uitbetalingen niet aansluiten, of als je webshop zelf maatwerk is.
Moet elke bestelling een eigen factuur in de boekhouding worden?
We stappen over van WooCommerce naar Shopify. Moet de koppeling dan opnieuw?
Wat als een bestelling na het doorsturen nog verandert?
Stuur ons drie bestellingen waar je boekhouder op vastliep
De kennismaking is gratis. We reageren binnen één werkdag.